Защо е необходима?
Охраната на офиса решава разнообразни задачи: от стандартното осигуряване на безопасността на служителите във фирмата до предотвратяването на действия от страна на конкуренти и подобряването на имиджа на компанията в очите на посетителите.
Как да се осигури?
Съществуват различни подходи към организацията на охраната на офиса: видеонаблюдение, инсталиране на алармени сензори, използване на система за управление на достъпа, създаване на групи за мобилно реагиране. Изборът на вариант зависи от нуждите на бизнеса и особеностите на обекта.
Физическа охрана на офиси, административни, стопански и търговски обекти
Необходимост от охрана на офиса
За всички е ясно, че професията на охранителя не е най-безопасната. Ето рисковите фактори, с които те ежедневно се сблъскват на работа:
-
В помещението може да влезе всеки.
-
Сред постоянния поток от клиенти понякога се срещат неадекватни лица.
-
В охраняваните помещения се намират важни документи и материални ценности.
Затова офисните и другите административни сгради се нуждаят от надеждна охрана. Професионалната услуга се предоставя от охранителни агенции. Освен осигуряването на безопасност, представително и безупречно изглеждащите охранители на входа на сградата са способни да повишат имиджа на компанията в очите на потенциалните клиенти и партньори.
Най-често компанията се стреми не само към защита на своите служители, но и към запазване на материалните ценности, намиращи се на обекта. В днешно време зачестиха случаите, когато конкуренти се стремят да накърнят авторитета на съперника си.
Освен запазването на спокойствието в работното пространство чрез защита на сградата от проникване на нежелани лица, охранителната система осигурява и безопасността на служителите при възникване на различни извънредни ситуации.
Начини за осигуряване на безопасността на обекта
Видеонаблюдение
Съвременните системи за видеонаблюдение осигуряват непрекъснат контрол върху вътрешните и външните зони на офиса. Чрез стратегически разположени камери всяко помещение и прилежащите пространства могат да бъдат наблюдавани в реално време. Най-ефективно решение е всички камери да бъдат свързани към централизирана система, която позволява постоянно наблюдение и бърза реакция при възникване на съмнителни ситуации.
Все по-предпочитан избор са цифровите IP камери, които предават висококачествено видео в реално време към диспечерски център или мобилно устройство. Благодарение на достъпните интернет услуги и развитието на технологиите, изграждането на подобна система вече е финансово достъпно както за големи компании, така и за малки офиси с ограничен бюджет.
При необходимост могат да бъдат инсталирани и дискретни камери, които остават незабележими за посетителите, без да нарушават интериора на обекта. За надеждна защита през нощта или в помещения със слабо осветление системите се оборудват с инфрачервено (ИК) осветление, което осигурява ясни и детайлни изображения дори при пълна тъмнина. Така видеонаблюдението гарантира ефективен контрол на обекта денонощно и предоставя ценна информация при необходимост от проверка на възникнали инциденти.
Уведомяване на посетителите за охраната на обекта
Приблизително в 50% от случаите извършителят на правонарушението се оказва човек, който не за първи път посещава охранявания обект. Табела с предупреждение „Води се видеонаблюдение“ или „Обектът е под охрана“ може да накара потенциалния престъпник да се размисли и да се откаже от противозаконни действия.
Сензори (Детектори)
Ефективен начин за осигуряване на безопасността на обекта е монтажът на детектори. Може да поставите офиса под охрана през нощта и да не се притеснявате, че на територията няма денонощно работещи охранители. Видимите или скрити от чужди очи сензори реагират на страничен шум или движение и предават сигнал за аларма към центъра за мониторинг.
Детекторите се различават по своя принцип на работа. Существуват контактни (монтират се на отварящи се прозорци и врати), инфрачервени (реагиращи на движение), вибрационни (фиксират взаимодействие с мястото на разположението си, например вибрация от стъпки), акустични (детектори за звук), а също и комбинирани (обединяващи различни функции в едно устройство) сензори.
Използват се жични и безжични детектори. Жичните не трябва да се презареждат, но за такива системи е необходимо отделно окабеляване, което трябва да се проектира предварително, за да бъдат кабелите скрити от чужди очи.
Освен изброените сензори, за по-голяма безопасност на служителите и имуществото могат да се инсталират и други: предупреждаващи за изтичане на газ или вода, за задимяване или повишаване на температурата. Такива детектори ще осигурят пожарна охрана на офиса или ще предупредят за наводнение.
Мобилна група за реагиране
Мобилната група за бързо реагиране е ключов елемент от всяка ефективна система за сигурност. Докато техническите средства като СОТ, видеонаблюдението и системите за контрол на достъпа имат за цел да предотвратят или своевременно да открият потенциална заплаха, мобилният екип предприема незабавни действия при реално възникнал инцидент. Именно бързата намеса на обучени охранители значително ограничава риска от материални щети, кражби, вандализъм и други противоправни действия.
При получаване на сигнал мобилната група се насочва към обекта в най-кратки срокове, извършва проверка на място, оценява ситуацията и предприема необходимите мерки съобразно конкретния случай. При необходимост екипът съдейства и на компетентните органи, като осигурява допълнителна защита до окончателното овладяване на ситуацията.
Изборът на подобна услуга трябва да бъде съобразен със спецификата на охранявания обект, неговото местоположение, стойността на имуществото и потенциалните рискове. За офиси, търговски обекти, складове и предприятия, в които се съхраняват ценни активи или чувствителна информация, мобилната група за реагиране е разумна инвестиция, която значително повишава нивото на сигурност и осигурява спокойствие на собствениците и служителите.
СОТ / Пултова охрана
Пултовата охрана (СОТ) е едно от най-ефективните решения за защита на жилища, офиси, магазини, складове и промишлени обекти. Сигнално-охранителната техника е свързана с денонощен мониторинг център, който следи непрекъснато състоянието на всички охранявани обекти и реагира незабавно при всяко постъпило алармено известие.
При задействане на алармата сигналът се обработва в рамките на секунди, след което към обекта се изпраща мобилна група за бързо реагиране или се уведомяват охранителите на място и компетентните органи при необходимост. Тази организация позволява своевременна намеса и значително намалява риска от кражби, взлом, вандализъм и други противоправни действия.
Съвременните СОТ системи използват високонадеждно оборудване, интелигентен софтуер и защитени комуникационни канали, които осигуряват бързо и сигурно предаване на информацията. Благодарение на професионалния мониторинг, модерните технологии и добре обучените оператори, пултовата охрана предоставя непрекъсната защита 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата, като гарантира спокойствие и сигурност за собствениците на охраняваните обекти.
Система за контрол и управление на достъпа
Системите осигуряват охраната на офиса благодарение на различни нива на достъп за работа или посещение на едни или други зони от обекта. Най-разпространеният вариант е въвеждането на ограничен (гост) достъп, стандартен (за служители на обекта) и разширен — позволяващ преминаване във всички помещения на офисната сграда.
Например, системите контролират достъпа до места, където е инсталирано особено ценно за работоспособността на компанията оборудване. Достъп до такива зони могат да получат само служители, имащи изискваното ниво на достъп за работа или обслужване на оборудването.
На персонала се издават специални карти или чипове (ключодържатели), които отварят врати, заключени с електромагнитни брави. Устройството разчита информацията от носителя и при съответствие на нивото с изискваното, отваря прохода.
Привилегии за достъп до най-охраняваните зони на обекта обикновено получава отделът по сигурност, вътре в който също може да бъде уредена йерархия по ниво на достъп до различните зони.
Служителите на охраната постоянно наблюдават обстановката в офиса и при поява на заплаха изчисляват нивото на нейната опасност. Хората, които се назначават на такава работа, трябва да имат специална подготовка, съответните професионални и лични качества. Професията на охранителя е изключително подходяща за лица, които са се обучавали или по-рано са служили в редиците на полицията, вече обучени да откриват и да се противопоставят на потенциални опасности.
Предимства на физическата охрана на офиса
Физическата охрана предполага присъствието на служител от службата за безопасност на обекта и притежава своя специфика във всеки офис. Върху изискванията към работата на службата пряко влияе направлението на дейност на фирмата, купуваща охранителните услуги. Влияние оказват също актуалните рискове и особеностите на конкретния обект. Но всеки вид физическа охрана има общи свойства:
Охрана на имуществото на офиса
Във всеки офис се намират много ценни документи, както и оборудване: техника и електроника, от принтери и компютри до специализирани устройства. Понякога в една и съща сграда се намират както административният, така и производственият отдел на предприятието. На такива обекти често се използва особено скъпоструваща техника.
Освен това, злосторниците могат да правят опити за кражба на сейфове, изложбени образци на продукция, лични вещи на служителите и много друго, което може да се намира в офиса.
Физическата охрана се осъществява от професионални частни предприятия. Те организират работата на охранителите и минимизират рисковете от кражби и други нарушения. Още повече, че охранителите могат да контролират работата на служителите в офиса, за да изключат използването на оборудването за лични цели.
Защита на работниците в офиса
Физическата охрана е ефективна за осигуряване на безопасността на служителите. Техническите средства, прилагани в комплекс с работата на охранителите, дават възможност в реално време да се контролира обстановката и незабавно да се реагира на извънредни произшествия или да се свеждат последствията до минимум.
Приоритет за служителите на охранителната фирма е осигуряването на охраната на ключовите служители в офиса на фирмата, закупила услугата. Това може да бъде ръководният състав, инженери, разработчици и лица с други длъжности, от които зависи дейността на компанията.
Също така присъствието на охранител е важна част от създаването на комфортна работна обстановка за редовите работници, тъй като безопасността е една от основните потребности. Чувствайки се защитени, специалистите са по-съсредоточени върху задачите си и показват по-добри резултати.
Създаване и запазване на престижа на компанията
Едно от предимствата на физическата охрана се състои в имиджовия показател на организацията. Всеки човек винаги обръща внимание на това как са организирани мерките за безопасност на местата, където се намира. Присъствието на охранители влияе положително на нивото на доверие у бизнес партньорите, инвеститорите и другите посетители на офисната сграда.
Кредитът на доверие пряко влияе върху избора на компания, с която потенциалният партньор би предпочел да сътрудничи. Организациите, погрижили се за охраната на своя работен офис, имат повече шансове да спечелят нов клиент отколкото конкурентите, които не са го направили. Особено значение за създаването на имидж има разполагането на професионални охранители не само на контролно-пропускателните пунктове, но и в зали от типа open space и във фоайетата на сградата.
Контрол на придвижването и действията на персонала и посетителите на обекта
За някои организации е важно строго да контролират кои лица посещават територията на обекта. Те организират КПП със задължителна проверка на документите за самоличност и издаване на пропуски. За други компании е напълно достатъчно присъствието на охранител в помещението. Такъв формат на физическа охрана е особено подходящ за отворени офис пространства.
Всички видове прилагани мерки за безопасност в офисната сграда предполагат общи функции на охранителите. Техните задължения и права се състоят в постоянен контрол върху придвижването и действията на клиентите и служителите. Физическата охрана може сама по себе си да стане фактор, който да изключи опит за правонарушение.
Присъствието на служител с съответната подготовка от охранителната фирма ще позволи максимално оперативно да се реагира на възникнали извънредни ситуации и да се действа с цел тяхното отстраняване или защита на служителите и имуществото.
Охрана на търговска и поверителна информация
Още една ценност, която физическата охрана е способна да защити, е търговската тайна. Някои предприятия се сблъскват с нарушение на поверителността на информация, която не трябва да излиза извън пределите на компанията. Конкурентите могат да организират шпионаж, за да получат данни за разработките и проектите на организацията, технологиите, счетоводните отчети и друга информация.
Основното изискване към специалиста по охрана на офиса е навреме да открива и предотвратява опити за кражба на важни данни. Конкурент под прикритието на клиент може да води неразрешен аудио- или видеозапис. Също така охранителят трябва да ограничава достъпа на персонала или посетителите до помещения, за достъп до които те нямат привилегии.
Многопрофилност и универсалност
Тази особеност на физическата охрана бихме искали да я подчертаем отделно. Такава мярка за безопасност е приложима за мнозинството обекти. Тя е еднакво ефективна както на малки, така и на големи площи и територии. Физическата охрана е подходяща за бизнес центрове и други административни сгради, включително (и особено) тези, нуждаещи се от повишено ниво на контрол.
Универсалността се изразява и в отчитането на характеристиките и рисковете на конкретния обект. Охранителите могат да следят за безопасността в необходимия режим: само през деня, денонощно и т.н.
В различни помещения при физическата охрана на офиса може да се намира един или няколко служители на охранителната фирма. Броят на охранителите се съгласува от ръководството на административния комплекс в зависимост от особеностите и нуждите на охранявания обект.
Често задавани въпроси относно организацията на охраната на офиси
Какви са основните задължения на охранителната фирма за организацията на охраната на обекта?
Към задълженията на служителите от охранителната фирма се включва следното: постоянен контрол на обстановката и предотвратяване на извънредни ситуации, правилно разположение на техническите средства и охранителите в помещенията на обекта, поддържане на връзка със служителите на полицията и единния център за мониторинг.
С какви трудности може да се сблъска човек при организацията на охраната на офис сграда?
Такива обекти се отличават с голяма площ и често с нестандартно, сложно разпределение. Това ги прави по-рудни за организация на комплекс от охранителни мерки в сравнение с жилищните сгради и помещения. По правило готови решения за охрана на офиси не съществуват.
Изисква се индивидуален подход, който ще се разработва от специалисти с отчитане на уникалните характеристики на обекта: архитектурните особености, разположението на комуникациите в сградата и други нюанси.
Кое е по-ефективно: въоръжена физическа или пултова охрана (СОТ)?
Постоянното присъствие на въоръжени охранители ще струва скъпо, така че тази услуга е по-подходяща за компании, съхраняващи в офисите си големи суми пари в брой или други ценности. Охранителят ще може максимално бързо да реагира на предполагаема заплаха.
Цената на услугата за физическа охрана на офис обаче обикновено възлиза на значителни суми. А ако охранителите са повече, сумата на разходите може да нарасне неколкократно.
За малките компании е по-изгодно да закупуват услуги за пултова охрана (СОТ). Тогава при алармен сигнал от офисните служители, сензорите или сигнализацията, на обекта пристига екип за бързо реагиране.
Какви нюанси трябва да се вземат предвид при избора на охранителна фирма?
На първо място трябва да се обърне внимание дали организацията има съответния лиценз. Също така си струва да се уверите, че срокът на валидност на този документ не е изтекъл. След това трябва да се запознаете с действащата ценова листа на охранителното предприятие, което е длъжно да предостави актуална информация. Трябва да се разбере, че професионалната охрана не може да струва евтино. Ако цените изглеждат съмнително ниски, значи пред вас стоят измамници.
По-нататък разгледайте как изглежда униформата на служителите. Тя трябва да бъде спретната и съвременна, а също така еднаква за всички охранители. И в заключение се запознайте с какви транспортни средства разполага предприятието. За бързо реагиране и пристигане на необходимия брой служители ще бъде нужен достатъчен брой автомобили.
Индивидуалната безопасност и качествената охрана на офиса на компанията се явява един от решаващите фактори за процъфтяването на бизнеса. Независимо от размерите, всяка организация се нуждае от защита на физическите и интелектуалните си ценности и ресурси. Опасностите могат да бъдат различни: от умишлени престъпления до аварии и други извънредни ситуации.
Следователно, всяка компания трябва да се погрижи за собствената си охрана и да я включи в пера от задължителните си разходи.
